Uma empresa pode estar em crescimento, realizando vendas e cumprindo prazos, mas ainda assim pode enfrentar a perda de produtividade em seus processos internos. Grande parte desse desperdício não é facilmente perceptível, pois se oculta em tarefas cotidianas, como a atualização manual de planilhas, a duplicação de informações ou a necessidade de correções constantes em relatórios.
Após mais de 25 anos atuando na área de gestão e tecnologia, e acompanhando a implementação de diversos sistemas, é possível observar que os principais problemas de produtividade nem sempre estão onde os gestores acreditam. Antes de decidir por novas contratações ou pela aquisição de tecnologias, é fundamental analisar como os processos estão sendo executados atualmente.
Um dos primeiros sinais de perda de produtividade é o retrabalho. Quando uma informação precisa ser inserida mais de uma vez, ou quando os relatórios demandam correções frequentes, isso indica um problema no processo. Embora alguns minutos perdidos possam parecer insignificantes, quando multiplicados por várias pessoas ao longo do dia, isso pode resultar em centenas de horas desperdiçadas ao longo do ano.
Outro indicador é a falta de padronização entre os departamentos. Se cada setor utiliza suas próprias planilhas e sistemas de controle, a dificuldade surge quando é necessário integrar essas informações. Nesse cenário, um colaborador precisará reunir e comparar dados de diferentes fontes, aumentando a possibilidade de erros e consumindo tempo precioso que poderia ser utilizado em atividades mais produtivas.
A dependência de tarefas manuais também é um sinal preocupante. Embora as planilhas sejam ferramentas úteis, depender excessivamente de controles manuais pode ser prejudicial. Se um funcionário gasta longas horas atualizando e cruzando informações que poderiam ser compartilhadas automaticamente entre as áreas, isso representa uma perda significativa de eficiência.
Adicionalmente, tentar solucionar esses problemas apenas com a compra de novas tecnologias pode ser um erro. Um sistema novo não resolverá automaticamente um processo ineficiente. Em muitos casos, digitalizar uma operação desorganizada apenas acelera a desorganização existente. Portanto, é essencial iniciar qualquer transformação por meio de um diagnóstico preciso, que ajude os gestores a identificar suas principais áreas de atenção antes de decidir onde investir recursos.
